Trong những năm trở lại đây, khối công việc về văn phòng đặc biệt là văn thư lưu trữ đang trở thành ngành khan hiếm nhân lực bởi đây là một trong những bộ phận quan trọng của bất cứ đơn vị tổ chức, doanh nghiệp cũng cần. Bài viết hôm nay, NCT College sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về công việc của ngành văn thư lưu trữ.
Văn thư lưu trữ là gì?
Văn thư lưu trữ là công việc lưu trữ, sắp xếp, sử dụng khai thác một cách khoa học các tài liệu của cơ quan, tổ chức hay cá nhân. Người làm công tác văn thư lưu trữ có nhiệm vụ bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả có tổ chức.
Công tác văn thư lưu trữ là gì?
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức).
Mô tả công việc ngành văn thư lưu trữ
Mô tả công việc văn thư lưu trữ của cơ quan hành chính nhà nước, doanh nghiệp tư nhân đều có những nét tương đồng. Một số công việc cụ thể của văn thư lưu trữ như sau:
Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ
- Tiếp nhận công văn, văn bản, giấy tờ chuyển đến và đi.
- Được phép giải quyết nhanh trong thẩm quyền, mở sổ theo dõi hoạt động.
- Vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn đến/đi/nội bộ.
- Theo dõi việc xử lý công văn của các đơn vị trực thuộc đến khi hoàn tất, có báo cáo…
- Tổ chức lưu trữ dữ liệu, văn bản, tài liệu của công ty.
- Soạn thảo công văn, thông báo và báo cáo liên quan đến các công việc và công tác quản trị hành chính.
- In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban.
- In ấn, sao chụp và phân phối tài liệu theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.
- Quản lý; sử dụng con dấu của công ty theo đúng quy định. Lưu trữ bản gốc/ bản sao đối với các văn bản đã đóng dấu theo quy định và báo cáo cấp trên.
Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp
- Lên bảng liệt kê về những văn phòng phẩm cần thiết sử dụng cho các phòng ban trong công ty và trình duyệt kế hoạch mua sắm hàng tháng
- Theo dõi việc sử dụng các thiết bị, tài sản văn phòng công ty
- Trình duyệt và thực hiện kế hoạch bảo trì máy móc văn phòng theo tháng, quý.
- Trình duyệt; thực hiện kế hoạch mua sắm các thiết bị văn phòng.
Nhiệm vụ lễ tân
- Nghe điện thoại, trao đổi chuyển thông tin liên hệ của khách hàng, đối tác đến các bộ phận liên quan.
- Thực hiện đón tiếp khi khách đến công ty.
- Tổ chức các cuộc hội thảo, họp nội bộ trong công ty; các cuộc họp của công ty với khách hàng, đối tác.
Hiện nay, Trường Cao đẳng Ngoại ngữ – Công nghệ và Truyền thông đang tuyển sinh khối ngành văn thư lưu trữ với nhiều chính sách học bổng đầu vào hấp dẫn. Các bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin về trường qua các bạn viết trên website hoặc điền thông tin đầy đủ tại đây: https://nct.edu.vn/dang-ki-xet-tuyen/ để được các thầy, cô hỗ trợ tốt nhất nhé!
Thông tin liên lạc
Trường Cao đẳng Ngoại ngữ – Công nghệ và Truyền thông
☎ Hotline: 0961.652.652 – 0988.695.916
📪 Facebook: https://www.facebook.com/nct.edu/
🌐 Website: https://nct.edu.vn
🏫 Trụ sở chính: Toà G4 – Khu tổ hợp Trường Vietinbank, Xã Vân Canh, Huyện Hoài Đức, TP Hà Nội