Văn thư lưu trữ là 1 bộ phận không thể thiếu trong các doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan, tổ chức nhà nước. Bởi công tác văn thư nếu thực hiện tốt sẽ giúp lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp ra quyết định chính xác, kịp thời và hiệu quả. Hơn nữa các văn bản tài liệu về chủ trương, kế hoạch quan trọng sẽ luôn cần có người chịu trách nhiệm lưu lại và bảo quản cẩn thận.
Do vậy, cơ hội việc làm của ngành này vẫn luôn rất lớn trong nhiều năm gần đây. Bài viết dưới đây, NCT College sẽ đi vào làm rõ ngành văn thư lưu trữ làm gì và có cơ hội việc làm ra sao.
Học ngành văn thư lưu trữ làm cán bộ/ Nhân viên văn thư – Lưu trữ
Công việc của bộ phận Văn thư lưu trữ cần bao quát hết mọi hoạt động của doanh nghiệp, có sự ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Nhiệm vụ chính:
- Quản lý văn bản đi – đến; Vào sổ, đóng dấu, ghi số và lưu trữ công văn đến/đi/nội bộ.
- Trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu.
- Tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả.
- Góp phần đẩy mạnh và nhanh mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp, giảm lệ thuộc thủ tục giấy tờ và tiết kiệm thời gian.
- Giữ gìn, bảo mật thông tin và đảm bảo tính thông suốt trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức.
- Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp và một số công việc khác trong văn phòng.Các yêu cầu về năng lực, tính cách, kỹ năng mềm.
Yêu cầu về năng lực và tính cách:
Về năng lực, cán bộ văn thư lưu trữ cần:
- Nắm rõ chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp
- Hiểu biết các quy định của nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ
- Hiểu biết về hệ thống văn bản quản lý của cơ quan/ tổ chức
- Thực hiện thành thạo các quy trình, phương pháp quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, quản lý hồ sơ theo quy định
- Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng.
- Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.
Về tính cách, người làm công tác cần cách cẩn thận, tỉ mỉ. Bảo mật và giao tiếp tốt. Có khả năng thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới. Biết quản lý, sắp xếp, phân bổ công việc và thời gian hợp lý.
Các đơn vị tuyển dụng:
- Văn phòng hoặc phòng hành chính của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức.
- Các trung tâm lưu trữ quốc gia; lưu trữ của ngành và cơ quan lưu trữ các địa phương.
Học ngành văn thư lưu trữ làm lãnh đạo bộ phận văn phòng
Lãnh đạo bộ phận văn phòng là công việc yêu cầu nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý, gồm có các chức danh như: Chánh, Phó chánh văn phòng/ Trưởng, Phó trưởng phòng hành chính.
Nhiệm vụ chính:
- Đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc của khắp các phòng ban.
- Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp về các biện pháp tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan và khu vực/ bộ phận văn phòng.
- Trực tiếp phụ trách các công việc thuộc lĩnh vực hành chính, văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp.
Yêu cầu về năng lực và tính cách:
Về năng lực, người đảm nhận vị trí lãnh đạo bộ phận văn phòng cần:
- Hiểu biết về chức năng, nhiệm vụ, của cơ quan, và văn phòng/ phòng hành chính của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
- Có năng lực tổ chức, điều hành hoạt động của bộ phận văn phòng/ phòng hành chính của cơ quan, tổ chức doanh nghiệp.
- Có khả năng tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan/ tổ chức và doanh nghiệp.
- Biết cách tổ chức, hướng dẫn và truyền đạt tri thức/ kinh nghiệm cho cấp dưới.
Về tính cách, lãnh đạo bộ phận văn phòng phải là người có trách nhiệm và có tính quyết đoán. Bên cạnh đó, họ cũng cần sự nhạy bén, linh hoạt, năng động và tính cách quảng giao.
Các đơn vị tuyển dụng:
Các cơ quan nhà nước; các doanh nghiệp tư nhân và các tổ chức khác.
Học văn thư lưu trữ làm thư ký văn phòng/ Trợ lý hành chính
Các vị trí thư ký văn phòng hay trợ lý hành chính cũng yêu cầu những kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng của ngành Văn thư lưu trữ trong quá trình làm việc. Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng.
Nhiệm vụ chính:
- Quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp, tổ chức.
- Sắp xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
- Thu thập, xử lý thông tin và soạn thảo và quản lý các văn bản, hồ sơ.
- Tổ chức, sắp xếp các hoạt động cho cơ quan và lãnh đạo.
- Đối ngoại, liên lạc và giao dịch với các đối tác.
- Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Yêu cầu về năng lực và tính cách:
Về năng lực, người đảm nhận vị trí thư ký văn phòng cần:
- Nắm rõ về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của cơ quan và của từng cấp lãnh đạo cụ thể.
- Thành thạo các kỹ năng, nghiệp vụ hành chính – văn phòng.
- Sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng.
Về tính cách, là một thư ký văn phòng, cá nhân đó cần có sự cẩn thận và chu đáo; có trách nhiệm và nhiệt tình với công việc. Người làm công tác thư ký đòi hỏi khả năng làm việc độc lập khá cao. Do vậy, ý thức lao động tự giác, tự động viên, ý thức kỷ luật là điều không thể thiếu được với một người thư ký.
Các đơn vị tuyển dụng:
Văn phòng của tất cả các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức; Lãnh đạo các cơ quan, doanh nghiệp (tuyển thư ký riêng); Các chương trình, dự án.
Hiện tại, Trường Cao đẳng Ngoại ngữ – Công nghệ và Truyền thông đang tuyển sinh khối ngành văn thư lưu trữ với nhiều chính sách hấp dẫn. Các bạn có thể tham khảo thêm thông tin qua các bài viết trên website hoặc điền thông tin tại đây: https://nct.edu.vn/dang-ki-xet-tuyen/ để được các thầy, cô giáo tư vấn cụ thể.
Thông tin liên lạc
Trường Cao đẳng Ngoại ngữ – Công nghệ và Truyền thông
☎ Hotline: 0961.652.652 – 0988.695.916
📪 Facebook: https://www.facebook.com/nct.edu/
🌐 Website: https://nct.edu.vn
Tiktok: https://www.tiktok.com/@caodang.nct
🏫 Trụ sở chính: Toà G4 – Khu tổ hợp Trường Vietinbank, Xã Vân Canh, Huyện Hoài Đức, TP Hà Nội